La plataforma Ze Ceropapel de Zecovery cubre de manera exitosa, todos y cada uno de los requerimientos de gestión documental que ODEPA necesita. La plataforma es bastante intuitiva, por lo tanto, se pudo adaptar a los procesos de ODEPA.

Hace 5 años que poseemos Ze Ceropapel en la institución, en el año 2013 comenzamos a gestionar los primeros documentos y a la fecha sigue funcionando de manera óptima.

Antes, todos los documentos como: resoluciones, cartas, memos internos, etc. se gestionaban por medio del papel, donde los firmantes tenían que realizar la firma de puño y letra, transformando este proceso, en algo bastante lento, ni hablar si es que el o los documentos contenían errores, se debía generar nuevamente e iniciar los visados.

Las ventajas que nos trajo Ze Ceropapel, son ahorro de papel, procesos más eficientes, y algo que destacamos mucho es la oportunidad de firmar documentos desde cualquier lugar dentro o fuera de la institución gracias a la integración con una entidad de firma avanzada, esto sin duda que agiliza nuestros procesos y mejora el valor para el cliente.

Cabe destacar, que cuando comenzamos la implementación de la plataforma no fue fácil, siempre existe un rechazo a la tecnología. Hay estudios que lo demuestran, el principal inhibidor de la innovación es la cultura, pero hoy en día esa brecha ha disminuido y vemos los “pro” de la plataforma, y esta nueva cultura digital que se ha formado en la organización; para nosotros es impensable volver al papel o trabajar sin un sistema de gestión documental como Ze Ceropapel.

Aún existe papel circulante en algunos procesos, son pocos, y hemos identificado soluciones para llevarlos a la digitalización, para eso estamos en un constante trabajo junto a Zecovery solicitándoles la incorporación de nuevos documentos o procesos de gestión a la plataforma.

Ze Ceropapel es la solución perfecta para los requerimientos del SAG, en cuanto a gestión documental. Llego a cubrir un anhelo y una necesidad, ya que por años el SAG deseaba contar con un software de esta calidad. Y es así como Ze Ceropapel, lleva operando de manera optima desde marzo de 2013.

Una de las principales ventajas es su usabilidad, llegó a facilitar el trabajo de los funcionarios del Servicio. Es el sistema base de la actividad del SAG pasa por la actividad del día a día que se genera en el servicio, toda la documentación que se emite todos los días desde y hacia las distintas unidades usuarias es por el Gestor Documental.

Aunque aún los funcionarios imprimen algunos documentos, día a día se está revirtiendo este paradigma y toda la historia documental está en Ze Ceropapel desde su lanzamiento.

A través de Ze Ceropapel, el SAG ha trabajado con un repositorio único para toda la documentación de la institución, con todas las ventajas que eso conlleva. De esta forma ya olvidamos lo que significaba enviar documentos a regiones o el tiempo requerido para buscar un documento especifico de oficina en oficina.

Durante estos 12 años, la plataforma ha madurado junto a nosotros y las funcionalidades que se han ido incorporando año a año han hecho que esta plataforma se convierta en una herramienta indispensable en el trabajo diario de la corporación. Estas nuevas funcionalidades se han realizado gracias al servicio de soporte y mantenimiento que tenemos con Ze Ceropapel, que nos ha permitido ir creciendo en la medida de nuestras necesidades y adaptándonos a los nuevos desafíos, incorporando nuevas tecnologías.

Ante escenarios inciertos como esta pandemia y futuros conflictos como el estallido social y otros, se cuenta con una herramienta eficaz para la planificación, gestión, coordinación, permitiendo reducir el impacto de estos fenómenos sociales a la gestión pública.

Las diferentes formas, procedimiento y protocolos claves en la toma de decisiones, comunicaciones, autorizaciones, llámese Oficios, Memorándum, Órdenes Internas, etc., que están debidamente reguladas por Ley a un Servicio Público. Por otro lado, la trazabilidad de los documentos, es elemental para el control de Teletrabajo. En el contexto en el que nos encontramos.

Ze Ceropapel ha sido una herramienta clave en la continuidad de negocio de la institución. Los nuevos desarrollos que se le han incorporado han contribuido a la eficacia de nuestras acciones. No podríamos haber realizado Teletrabajo sin contar con esta herramienta.

Principalmente el ahorro de recursos, tanto humanos como económicos y sobre todo la eficiencia en los tiempos de los procesos. Antes, había que estar "siguiendo" a los firmantes en cambio ahora, eso es mucho más ágil porque incluso desde su teléfono y donde se encuentren pueden firmar. Esta eficiencia, se ha visto evidenciada sustancialmente desde que usamos Ze Ceropapel.

Dentro de todo somos una municipalidad bastante "tecnologizada", tenemos sistemas instalados prácticamente para todo, entonces el paso a utilizar firma electrónica avanzada, fue fácil ya que nuestro equipo tenía este tipo de cosas interiorizadas, el paradigma de la tecnología ya estaba instalado en nuestros colegas. Además, como este sistema es amigable y muy funcional se comenzó a utilizar de buena manera muy rápidamente sin percibir resistencia al cambio.

Es una tremenda lista de ventajas, no encuentro ninguna desventaja. Si pensamos en Ze Ceropapel claramente pensamos en eficiencia de tiempos, ahorro de recursos económicos, documentos siempre disponibles.

Lo eficiente del sistema, es muy funcional. Los flujos de firmas son muy flexibles, cada funcionario puede hacer el flujo que estime conveniente. La integración con otras plataformas para FEA (Firma Electrónica Avanzada) es excelente. Se nota la experiencia en sistemas de gobierno, al solicitar ajustes y cambios para la municipalidad han sido bien aceptados. Siento qué en este proceso, el soporte que he tenido tanto comercial como técnico nos ha convertido en "socios" y estamos creciendo juntos. Las instancias de cooperación y buena disposición han sido muy buenas y destacables.

La versatilidad fue gratamente de menos a más, la capacidad de adaptarse de manera rápida y fácil a diferentes funciones con el gestor documental Ze Ceropapel, en un comienzo todo era de incertidumbre y estrés, acostumbrado por años al formato papel. Todo este aprendizaje duro como un mes aproximado. De apoco se fueron adaptando capacitando, en la actualidad se puede decir que el Gestor Documental, está funcionando como se había planificado.

Los cambios que se han producidos dentro del municipio, son enormes, ejemplo: reducción de tiempo en la creación y tramitación de los documentos; La reducción de papel es enorme, documentos disponibles y lo más importante NO se pierden. Colegas de otras municipalidades que tienen el mismo proceso, intercambiamos conocimientos, y otros colegas que aún no están con el sistema, los alentamos a seguir el mismo camino, esta transformación llego para quedarse.

Ze atiende y nosotros la convertimos en OIRS, ha producido un cambio sustancial para los vecinos de nuestra comuna, cuando antes para realizar trámites y consultas, debían asistir al municipio y eso para algunas personas y sobre todo las personas mayores es muy complicado. Desde que implementamos la OIRS, eso cambio, entran a la página y desde su hogar, trabajo, estudios, pueden realizar las consultas o ver en qué etapa esta su trámite municipal. Puedo decir que todo ha sido ganancia para los vecinos y el propio municipio.